نصائح في فنّ التخطيط الصحيح للعمل
إنشاء خطّة العمل أمر حيوي ومُحدّد للنجاح؛ صحيحٌ أنّ كتابة خطة العمل ليست عمليّة صعبة، لكن في غياب الخطّة، يواجه المرء عواقب وخيمة. حسب مسح أُجري من قِبل شركة Spikes Cavell البريطانيّة المُتخصّصة في حلول البيانات، تفشل 39٪ من المشاريع جرّاء الافتقار إلى خطّة العمل الواضحة، إذ يقود الإهمال في التخطيط إلى الأمل المزيّف. بالمقابل، تُمثّل خطّة العمل واضحة المعالم بوصلة موجّهة لفريق العمل، إذ هي تحتوي على مواعيد نهائية لأداء المهام المؤدية إلى تحقيق الأهداف.
فوائد التخطيط
تذكر منصّة Accelo المُتخصّصة في الحلول التسويقيّة والمبيعات وأتمتة العمليّات أن "التخطيط الصحيح هو بمثابة خريطة الطريق للمشروع"، وتعدّد فوائد التخطيط، قائلةً إنّه يضع أساسًا للعمل الجماعي، كما المبادئ التوجيهيّة لاتخاذ القرارات، مع الحفاظ على تركيز أعضاء العمل على أهداف المشروع، بالإضافة إلى إشعارهم بأن مهامهم منظّمة وممهّدة للوصول إلى الأهدف، من دون الإغفال عن توقع المشكلات المحتملة، وكيفيّة إدارتها؟
عناصر التخطيط
تندرج تحت التخطيط الناجح والصحيح العناوين الآتية:
تحديد الأهداف: يُعدّ تحديد الأهداف حيويًّا، ومُساعدًا في التخطيط لكل خطوة من خطوات الحياة المهنيّة. علمًا أنّه ينبغي أن تكون الأهداف قابلة للتحقيق، ومحددة، وقابلة للقياس، ومقيّدة زمنيًّا بتوقيت محدد.
تحديد الموارد والعقبات: لا بدّ من كتابة قائمة بكل الموارد التي يحتاج ربّ العمل إليها، حتّى يُحقّق أهدافه وغاياته. تشتمل الموارد على التمويل والموظفين والآلات المستخدمة والمستندات والأدوات اللازمة لسير العمل. أضف إلى ذلك، تحدّد العقبات والتحدّيات، وذلك لغرض الاستعداد لمواجهتها ورصد الحلول لها مبكرًا قبل وقوعها. أمّا في ناحية الموظّف، فإن موارده عبارة عن مؤهّلاته ومهاراته، التي ستُساعده في الوصول إلى المنصب الوظيفي الذي يتوق إليه.
آليات متبعة في التخطيط
يتطرّق موقع المهندس والمتحدّث والكاتب الأميركي جايسون لينغستورف، بدوره، إلى بعض الآليات المتبعة للتخطيط الصحيح في العمل، فيذكر الآتي:
تدوين الأهداف: إذا كنتِ مالكة لمؤسّسة (أو لشركة)، فإن تدوين الأهداف هو طريقة "مثاليّة" حتّى يشعر الموظّفون بالثقة والولاء، كونهم يشاركون في تحقيق هذه الأهداف. لذا، يفيد تدوين الأهداف في مستند يبرز كلّ ما هو متوقع من كلّ موظّف، مع نشر المستند حتّى يراجعه كل أعضاء فريق العمل، ويوافق عليه.
قائمة بالمهام: يمكن الاستعانة بقائمة بالمهام، بحيث تقوم الأخيرة بدور "الخريطة" الموجهة، والدالّة إلى مدى تقدّم العمل، حتّى تحقيق الأهداف.
تقسيم المشروع إلى أجزاء: إذا كان المشروع مُعقّدًا، فينصح بتجزئته، مع عمل مسودات للمراجعات. الجدير بالذكر أنّه يتوافر بعض النماذج الأوّلية منخفضة التكلفة، والمُساعدة في تجسيد فكرة العمل، فتحقيقها، بعيدًا من الجهد غير الضروري، في هذا الإطار.
